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7 dicas para organizar um evento dentro da sua instituição de ensino!

7 dicas para organizar um evento dentro da sua instituição de ensino

Você provavelmente já participou de alguma palestra, seminário ou workshop, não é? Mas já parou para pensar em como organizar um evento desse tipo dentro da sua universidade?

Bom, se a resposta foi sim, esse post vai servir de grande ajuda. Separamos algumas dicas que vão ajudar você a organizar um evento da melhor forma possível!

1. Planejar

Planejar um evento é a primeira coisa que deve ser feita quando você decide organizar um. Você deve selecionar uma equipe qualificada para te auxiliar nesse processo, afinal, ninguém consegue organizar um evento sozinho, né?

Depois de definir a equipe, você deve determinar quais tarefas cada membro deverá cumprir. Um evento envolve muitas demandas diferentes, como: conseguir patrocínios, divulgação, produção gráfica, montagem de cronograma e por aí vai!

Além disso, é preciso definir claramente o tipo de resultado que pretende obter antes de organizar seu evento. Com isso, você conseguirá escolher quais atividades são mais adequadas para transmitir o conhecimento. Dica: Se o objetivo for uma grande carga de conhecimento, dê preferência a um treinamento ou workshop.

Outro ponto importante é determinar a duração do seu evento, o tempo para cada atividade! Eventos com agendas apertadas acabam criando estresse nos palestrantes e participantes. É preferível prazos flexíveis!

Dica: o tempo ideal para palestra é de 1 hora e 15 minutos, com mais 15 minutos para perguntas, mas as perguntas podem ser dispensadas no caso de palestra motivacional, por reduzirem o impacto da mensagem. Para um tempo maior deve ser previsto um intervalo, mas neste caso apenas se a palestra for mais expositiva e menos motivacional ou de impacto. Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias com um café a cada duas horas e intervalo para o almoço.

Por último, mas não menos importante, é imprescindível a existência de um cronograma no planejamento de um evento! Ele ajudará você a determinar prazos para cada tarefa ser cumprida por sua equipe! Determinando as datas ajudará a organização do seu evento fluir melhor.

2. Definir custos e valores

Você deve pensar qual a proposta do seu evento para depois pensar quanto você irá cobrar por ele! Se necessitará de um aluguel de equipamentos ou de local… Se os palestrantes serão pagos ou não… Quais materiais você vai fornecer aos participantes… Enfim, você deve ponderar tudo que você irá investir para que seu evento saia da melhor forma possível!

O custo maior está na soma do tempo de todos os participantes que estão ali para ouvi-lo. Provavelmente você gastará também com hospedagem e passagens aéreas.

Depois de ter ideia de quanto irá gastar ou tentar conseguir com patrocínios (parcerias são sempre bem-vindas não é mesmo?), você poderá definir o preço da entrada do seu evento e se haverá cupons de desconto!

3. Definir Palestrantes

O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Para eventos acadêmicos, prefira um palestrante com um perfil técnico e com habilidade de comunicação. Além disso, você pode incentivar o networking dentro do seu evento, chamando alguém de referência na área, mais pessoas vão se interessar pelo conteúdo do seu workshop, palestra ou mesa redonda.

4. Planejar a submissão e avaliação de trabalhos

Muitos eventos acadêmicos, incluem a submissão de trabalhos dos participantes para serem apresentados dentro do evento! Mas não é qualquer trabalho que é selecionado, esse processo requer a participação de avaliadores.

Sendo assim, caso seu evento aceite a submissão de trabalhos científicos/acadêmicos, você deve definir as regras para essa submissão! Você também deve pensar em como funcionará a logística de envio de trabalhos, revisão e avaliação… Acredito que receber centenas de trabalhos por e-mail para ter que encaminhar pros avaliadores e depois dá um resultado para o palestrante, não é o melhor caminho e você pode tornar esse processo mais simples!

E, pensando no pós evento, já pensou que os melhores trabalhos podem se tornar o legado do seu evento? Isso mesmo, se você já ouviu falar em proceedings ou Anais de Eventos, você sabe do que eu estou falando. A divulgação desses trabalhos e disponibilizar para pessoas de fora do seu evento, podem ser de grande ajuda tanto para você quanto para os participantes!

5. Vendas e Divulgação

As vendas das inscrições do seu evento podem ser feitas na própria instituição de ensino e também de forma online! Mas para vender, é preciso divulgar, não é?

Ninguém vai para um evento quando não sabe que ele existe! Você pode usar as redes sociais como as suas principais aliadas… Criando uma página para o seu evento, trabalhando conteúdo e criando uma identidade visual, com certeza seu evento irá chamar atenção! Além disso, existem plataformas, sites e aplicativos que ajudam muito na organização de eventos dentro faculdades e escolas.

6. Credenciamento e Certificados

Chegou o grande dia! Mas isso é algo que precisa estar planejado… Como será a entrada dos seus participantes? Como eles irão receber o certificado no final do evento? Bom, o credenciamento envolve o cadastro das pessoas que compareceram no evento de fato e muitos fazem esse trabalho manualmente, apenas com uma planilha de excel, sem auxílio de um sistema!

Da mesma forma, muitos organizadores não sabem como emitir os certificados e escolhem imprimir para entregar no local do evento, o que acarreta em gastos adicionais com impressão. Ou você pode até estar pensando que é “só” enviar para o e-mail, de cada participante, não é? E se forem 300, 500, 1000 participantes? Aposto que você deve concordar que dá trabalho! Então presta atenção na próxima dica!

7. Utilize uma plataforma online de gestão de eventos

Que tal simplificar todos esses processos utilizando uma plataforma online de gestão de eventos?

A Even3 é uma plataforma que simplifica a organização de eventos técnico científico, como simpósios, congressos, conferências e seminários. Com uma única ferramenta é possível gerenciar todo o ciclo do evento desde as inscrições até a emissão os certificados, dando ênfase principalmente na área científica, como a submissão e avaliação dos trabalhos científicos, programação científica com a grade de horários de apresentações e a publicação do evento, chamada de anais. Tudo isso de forma automatizada sem o caos de e-mail, planilha e outras ferramentas.

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