Cursos Organização de Eventos Científicos

Como planejar um evento científico?

Oi pessoal,
vamos aprender um pouco sobre como planejar um evento científico, sendo simpósios, seminários, jornadas que muitas vezes os aunos organizam e não tem tanta experiência. Estes são eventos longos, que duram 2 ou 3 meses pra acontecerem. Por isso, o planejamento uma fase essencial pra esse tipo de evento.

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Fases do Planejamento

Na etapa do planejamento, há cinco tópicos importantes, sendo eles:

  • Pessoas
  • Local do evento
  • Cronograma
  • Programação
  • Financeiro

Agora iremos abordar cada um destes tópicos:

  1. Pessoas

    Em um evento científico você terá várias pessoas envolvidas, como a comissão organizadora, os avaliadores dos trabalhos científicos (caso seu evento tenha submissão), o pessoal que irá no dia do evento, entre outros. É importante que você tenha em vista a lista dessas pessoas que irão operar nesse seu evento científico, entrando em contato previamente com elas para o auxílio em seu evento.

  2. Local do evento

    Muitas vezes, dependendo do porte desse evento, você irá precisar reservar um local com antecedência pois muita das vezes os locais não possuem disponibilidade. Por isso é muito importante que em seu planejamento você agende esse local com antecedência para não ocorrer surpresas em seu evento.

  3. Cronograma do evento

    Nele você precisa definir todas as etapas do seu evento, possuindo várias datas chaves que irão ocorrer durante o evento. Então, você precisa definir quais são os prazos de inscrição para participar do evento, qual o período para submissão de trabalhos (se tem submissão é importante ter esse prazo bem definido), qual o período as pessoas vão avaliar os trabalhos científicos e qual a data que vai acontecer esse evento. São várias datas importantes, quanto mais longo for o evento, melhor você ter essas datas bem definidas e seja bem claro na comunicação com os participantes.

  4. Programação do evento

    Deixar bem programado é uma forma de atrair pessoas chaves para o seu evento, para a área específica/técnica do evento. Então é bom que você vá anunciando e planejando essa programação, como por exemplo anunicar um palestrante importante que você consegue confirmar. Monte bem essa grade de programação para que seja atrativo, realizando divulgações nas redes sociais.

  5. Financeiro

    Sabemos que muitas vezes não é fácil ter recursos pra organizar esse tipo de evento. Em geral o dinheiro vem basicamente em cima das inscrições. Mas você tem outras modalidades, como captar verbas de pesquisa. É necessário definir seus custos do seu planejamento, para ver se necessita de um capital externo ou não. Dessa forma você evita qualquer prejuízo em seu evento.

Chegamos ao final de mais uma aula, agora você já sabe como começar a planejar o seu Evento Científico. Aproveite e assista ao curso completo gratuito.

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